Dividir una oficina en zonas no significa necesariamente construir paredes ni asignar una habitación a cada actividad. Significa organizar el espacio para que tareas que necesitan condiciones diferentes puedan convivir sin molestarse constantemente.
Trabajar concentrado, mantener una reunión, atender una videollamada, colaborar con varias personas o hacer una pausa son actividades distintas. Si todas ocurren en el mismo espacio y bajo las mismas condiciones, aparecen interrupciones, ruido y puestos que terminan utilizándose para funciones para las que no fueron pensados.
Por eso, antes de decidir dónde colocar las mesas, conviene observar qué hace realmente el equipo durante una jornada de trabajo.
Empieza creando un mapa de actividades
No empieces dibujando habitaciones. Empieza anotando actividades.
Durante varios días puedes observar qué ocurre realmente en la oficina y con qué frecuencia.
| Actividad | Necesidad principal | Zona posible |
|---|---|---|
| Trabajo individual | Concentración y ergonomía | Puestos de trabajo |
| Videollamadas | Privacidad visual y acústica | Cabina o espacio aislado |
| Reuniones | Conversación y apoyo tecnológico | Sala o mesa compartida |
| Trabajo en equipo | Interacción | Zona colaborativa |
| Pausas | Desconexión | Zona de descanso |
| Tareas rápidas | Flexibilidad | Mesa auxiliar o espacio compartido |
| Archivo y material | Orden y acceso | Zona de almacenamiento |
Este ejercicio evita un error bastante habitual: crear espacios porque aparecen en fotografías de oficinas modernas y descubrir después que prácticamente nadie los utiliza.
Una oficina no necesita obligatoriamente una zona de descanso, tres salas de reuniones, cabinas individuales y una gran mesa colaborativa. Necesita aquellas zonas que respondan a las actividades reales de quienes trabajan allí.
Si estás planteando el espacio completo desde cero, nuestra guía sobre diseño de oficinas desarrolla primero la planificación general, la circulación, el mobiliario, las instalaciones y el resto de decisiones que deben acompañar a esta zonificación.
Qué necesita cada zona de la oficina
Una vez identificadas las actividades, llega el momento de decidir qué condiciones necesita cada una.
No todas requieren el mismo nivel de aislamiento, superficie o equipamiento. Algunas pueden compartir espacio y otras deberían mantenerse suficientemente separadas.
Zona de concentración
Una zona de concentración está pensada para aquellas tareas que requieren periodos de atención con pocas interrupciones.
No necesita ser necesariamente una habitación cerrada, pero sí conviene alejarla de los principales focos de conversación y movimiento.
Qué necesita.
El mobiliario dependerá del tipo de trabajo, aunque normalmente encontraremos escritorios, sillas adecuadas para un uso prolongado y el equipamiento necesario para cada puesto.
También debería existir suficiente espacio para trabajar sin que el almacenamiento, las impresoras u otros elementos compartidos invadan constantemente la zona.
Iluminación.
Conviene aprovechar la luz natural sin colocar las pantallas en posiciones que generen reflejos incómodos.
La iluminación artificial debe permitir trabajar sin grandes contrastes entre la pantalla y el entorno.
Privacidad y ruido.
No siempre necesitamos aislamiento completo.
Una estantería, un panel acústico o una separación física parcial puede ayudar a reducir distracciones visuales. Si alrededor se producen conversaciones constantes, sin embargo, una simple separación visual probablemente no será suficiente.
Por eso es importante no situar esta zona junto a una sala de reuniones muy utilizada, una cafetera o un recorrido con mucho tránsito.
Zona de llamadas y videollamadas
En oficinas donde varias personas comparten espacio, las llamadas pueden convertirse rápidamente en una de las principales fuentes de interrupción.
Crear una zona específica permite resolver dos problemas a la vez: quien realiza la llamada obtiene mayor privacidad y el resto del equipo recibe menos ruido.
Qué necesita.
No hace falta una gran superficie.
En determinados casos puede bastar con una cabina o un pequeño espacio con:
- Una superficie de apoyo.
- Una silla cuando las llamadas son largas.
- Una toma eléctrica.
- Buena conexión.
- Iluminación adecuada.
- Cierta privacidad visual.
- Tratamiento acústico cuando sea necesario.
Hay un elemento que no debería olvidarse: la ventilación.
Una cabina cerrada puede parecer una solución perfecta sobre un plano y resultar poco agradable si después de unos minutos se acumula calor o el aire se vuelve incómodo.
Piensa también en la cámara.
Si se realizan videollamadas, revisa qué aparecerá detrás de la persona y cómo incide la luz sobre su rostro.
No hace falta crear un estudio de grabación. Un fondo relativamente ordenado y una iluminación bien orientada suelen ser suficientes.
Sala de reuniones
Una sala para doce personas tiene poco sentido si la mayoría de reuniones se producen entre tres o cuatro.
Antes de dimensionarla, revisa cuántas personas participan normalmente y para qué se utiliza.
Una sala puede necesitar:
- Mesa y sillas.
- Pantalla.
- Conexiones eléctricas.
- Sistema para videoconferencias.
- Superficie para escribir o presentar.
- Control acústico.
- Privacidad visual.
Si las reuniones son breves e informales, quizá no todas necesiten una sala cerrada.
Una pequeña mesa situada en una zona colaborativa puede absorber muchos encuentros rápidos y dejar la sala principal disponible para aquellas reuniones que realmente requieren privacidad.
Zona colaborativa
Una zona colaborativa permite que varias personas trabajen juntas sin convertir los puestos individuales en pequeñas salas de reuniones improvisadas.
Puede adoptar formas muy diferentes: una mesa compartida, una superficie alta para reuniones rápidas, un pequeño espacio con pantalla o un conjunto de asientos más informal.
Lo importante es su ubicación.
Si esperamos conversación frecuente, no debería colocarse pegada a la zona que hemos reservado para concentración.
Aquí podemos permitir una configuración más flexible, porque las personas suelen permanecer menos tiempo en una misma postura que en un puesto de trabajo individual.
Zona de descanso
Una zona de descanso pierde parte de su función si parece simplemente otro puesto de trabajo con un sofá.
La separación puede conseguirse mediante mobiliario, iluminación, materiales o ubicación.
No necesita ocupar una superficie enorme.
Dependiendo del tamaño de la oficina, puede ser un pequeño rincón con asientos diferentes a los puestos habituales o una zona más completa destinada a pausas.
Conviene además valorar su privacidad.
Una zona de descanso completamente expuesta a clientes, recepción o zonas de paso puede existir físicamente y, sin embargo, utilizarse muy poco porque las personas no sienten que realmente puedan desconectar allí.
Almacenamiento y equipos compartidos
Impresoras, archivos, material de oficina y otros recursos compartidos suelen colocarse donde queda espacio.
Eso puede generar recorridos innecesarios e interrupciones.
Si diez personas utilizan frecuentemente una impresora, colocarla junto a un puesto de concentración significa convertir ese puesto en una zona de paso.
Los elementos compartidos deberían situarse en puntos accesibles sin obligar a atravesar constantemente las áreas más tranquilas.
El mismo criterio puede aplicarse al almacenamiento.
Lo que se utiliza todos los días debe estar cerca. Lo que se consulta ocasionalmente puede ocupar zonas secundarias.
Cómo separar zonas sin hacer obras
Crear zonas no significa necesariamente construir tabiques.
Existen recursos con distintos niveles de separación visual, acústica y física.
| Solución | Separación visual | Separación acústica | Espacio que ocupa | Uso interesante |
|---|---|---|---|---|
| Estantería abierta | Media | Baja | Medio | Separar ambientes manteniendo apertura |
| Mampara de cristal | Alta | Media/alta según sistema | Bajo | Privacidad física sin perder luz |
| Panel acústico | Media | Media | Bajo/medio | Puestos y zonas de concentración |
| Cabina cerrada | Alta | Alta según modelo | Alto | Llamadas y videollamadas |
| Cortina | Alta cuando está cerrada | Baja | Muy bajo | Espacios flexibles |
| Plantas altas | Media | Baja | Medio | Separación visual y decoración |
| Alfombra | Baja | Baja | Muy bajo | Delimitar visualmente una zona |
| Cambio de iluminación | Baja | Baja | Muy bajo | Diferenciar usos y ambientes |
Estas valoraciones son orientativas. El aislamiento acústico real de una mampara, cabina o panel dependerá de su construcción, instalación y características técnicas.
La idea es entender que cada recurso resuelve un problema diferente.
Una alfombra puede comunicar visualmente dónde comienza una zona colaborativa, pero no impedirá que una conversación se escuche al otro lado.
Una planta alta puede aportar cierta privacidad visual, pero tampoco sustituye una solución acústica cuando necesitamos confidencialidad.
Estanterías abiertas
Una estantería colocada perpendicularmente a una pared puede funcionar como límite entre dos áreas sin bloquear completamente la visión o la entrada de luz.
Además, añade almacenamiento.
Hay que evitar, sin embargo, llenarla completamente si precisamente queremos conservar cierta sensación de apertura.
Puede funcionar especialmente bien para separar una pequeña zona colaborativa o de descanso de otros espacios.
Mamparas de cristal
Cuando necesitamos una división física más clara pero queremos mantener continuidad visual, las mamparas de cristal pueden ser una alternativa.
Son especialmente útiles para salas de reuniones y despachos interiores.
La privacidad visual puede complementarse cuando sea necesario mediante elementos translúcidos u otras soluciones.
Si el objetivo principal es acústico, habrá que valorar las prestaciones concretas del sistema y no asumir que cualquier superficie de cristal aislará correctamente.
Paneles acústicos y separadores
Los paneles pueden utilizarse entre puestos, en paredes o como elementos independientes.
Su ventaja es que pueden integrarse dentro del diseño y, dependiendo del producto, ayudar a gestionar parte del sonido del espacio.
Pero tampoco deberían utilizarse como solución automática a cualquier problema de ruido.
Antes de añadirlos conviene revisar si el origen del conflicto está realmente en la acústica o en una mala distribución de actividades.
Plantas para separar ambientes
Las plantas altas o agrupaciones de vegetación pueden ayudar a crear límites visuales más suaves.
Funcionan especialmente bien cuando no buscamos privacidad completa, sino indicar que una zona termina y comienza otra.
Además de actuar como transición visual, permiten introducir formas orgánicas y vegetación sin recurrir a separadores más rígidos.
Alfombras, materiales e iluminación
No todas las zonas necesitan una barrera.
Una alfombra bajo una mesa de reuniones puede definir visualmente ese espacio. Un cambio de iluminación puede diferenciar una zona de descanso y un material distinto puede señalar una transición.
Son recursos especialmente interesantes en oficinas pequeñas, donde añadir demasiados elementos verticales podría reducir visualmente el espacio.
Cómo organizar las zonas según el tamaño de la oficina
La zonificación cambia bastante cuando hablamos de una oficina para cuatro personas frente a una planta abierta con decenas de puestos.
El objetivo no debería ser reproducir las mismas zonas a diferente escala.
Oficina pequeña de 3 o 4 personas
En pocos metros no tiene sentido intentar crear una habitación diferente para cada actividad.
Podemos concentrarnos en tres necesidades principales.
Puestos habituales. Una zona principal donde se realiza el trabajo individual.
Conversaciones y reuniones. Una pequeña mesa que pueda utilizarse para reuniones breves y trabajo colaborativo.
Llamadas. Si no existe espacio para una cabina, puede buscarse el punto más alejado de los puestos o utilizar una estancia cercana cuando esté disponible.
El almacenamiento debería aprovechar las paredes y evitar invadir las zonas de circulación.
Una estantería abierta, una alfombra o un cambio de iluminación pueden ayudar a diferenciar funciones sin fragmentar el espacio.
Nuestra guía sobre cómo distribuir una oficina pequeña desarrolla específicamente cómo aprovechar este tipo de superficies.
Oficina de 10 a 15 personas
Con un equipo mayor aparecen simultáneamente más actividades.
Aquí puede tener sentido combinar una zona principal de puestos con:
- Una sala de reuniones.
- Una pequeña zona colaborativa.
- Uno o varios puntos para llamadas.
- Almacenamiento compartido.
- Una zona de descanso proporcionada al espacio disponible.
La clave es observar qué actividades generan mayor conflicto.
Si se producen muchas videollamadas, probablemente resulte más útil dedicar superficie a cabinas o espacios tranquilos que crear una segunda gran sala de reuniones que apenas se utilice.
También conviene observar los momentos de máxima ocupación. En equipos híbridos, el número total de trabajadores no siempre coincide con el número de personas presentes simultáneamente.
Oficina abierta grande
Cuanto mayor es el espacio abierto, más importante resulta evitar una extensión uniforme de escritorios.
Podemos crear grupos de puestos y colocar entre ellos diferentes funciones.
Las zonas de colaboración y reunión deberían situarse estratégicamente para que la conversación no se propague innecesariamente hacia los puestos tranquilos.
También podemos utilizar almacenamiento, vegetación, paneles y salas cerradas como elementos que ayudan a estructurar la planta.
En estos espacios resulta especialmente importante decidir qué actividades pueden permanecer abiertas y cuáles necesitan mayor aislamiento.
Si estás valorando esa decisión, nuestra guía sobre open space o despachos profundiza en las ventajas y limitaciones de cada alternativa.
Deja margen para que las zonas puedan cambiar
Una oficina puede estar perfectamente adaptada al equipo actual y dejar de estarlo cuando cambian las tareas o aumenta el número de personas.
Por eso, siempre que sea posible, interesa evitar que todas las zonas dependan de soluciones permanentes.
Mesas móviles, mobiliario modular, paneles independientes y determinados separadores permiten realizar ajustes sin reformar todo el espacio.
También puede resultar útil que una zona tenga más de una función.
Una pequeña mesa colaborativa, por ejemplo, puede utilizarse para reuniones breves cuando no está siendo utilizada por un equipo.
Flexibilidad no significa que todo tenga ruedas. Significa que el espacio pueda asumir ciertos cambios sin obligarnos a empezar de cero.
Errores habituales al dividir una oficina en zonas
Crear zonas que nadie necesita.
Una zona atractiva en una fotografía no aporta nada si las actividades reales del equipo no la justifican.
Colocar reuniones junto a concentración.
Si una pared o un separador no ofrece aislamiento suficiente, ambas actividades seguirán interfiriendo.
Situar impresoras y almacenamiento compartido junto a puestos tranquilos.
Genera un flujo constante de personas alrededor de quienes intentan concentrarse.
Instalar cabinas sin pensar en ventilación.
El aislamiento no sirve de mucho si el espacio resulta incómodo después de unos minutos.
Crear una zona de descanso demasiado expuesta.
Si está en mitad de un recorrido o completamente a la vista de clientes y otros puestos, puede terminar utilizándose menos de lo previsto.
Confundir separación visual con aislamiento acústico.
Una planta, una cortina o una estantería pueden ocultar parcialmente una zona, pero eso no significa que impidan escuchar lo que ocurre al otro lado.
Intentar crear demasiadas zonas en pocos metros.
En oficinas pequeñas es preferible que algunas áreas compartan funciones antes que fragmentar excesivamente el espacio.
Preguntas frecuentes sobre zonas de trabajo en una oficina
¿Qué zonas debe tener una oficina?
Depende de las actividades del equipo. Habitualmente pueden aparecer puestos de trabajo, espacios de reunión, zonas para llamadas, áreas colaborativas, almacenamiento y descanso. No todas las empresas necesitan todas ellas.
¿Cómo separar zonas de una oficina sin hacer obras?
Puedes utilizar estanterías abiertas, paneles, mamparas, plantas, cortinas, alfombras, mobiliario o cambios de iluminación. La solución dependerá de si necesitas únicamente una separación visual o también privacidad acústica.
¿Cómo crear una zona para llamadas en una oficina pequeña?
Busca primero el punto que genere menos interferencias con los puestos habituales. Si no existe espacio para una cabina, puede utilizarse una pequeña zona apartada, una estancia compartida en determinados horarios o soluciones de separación acústica adecuadas al espacio.
¿Cómo separar una zona de reuniones del resto de la oficina?
Depende del nivel de privacidad necesario. Una mesa puede delimitarse visualmente mediante alfombra, mobiliario o iluminación. Si las conversaciones no deberían escucharse desde los puestos cercanos, será necesario valorar una separación acústica más efectiva.
¿Se pueden crear zonas diferentes en una oficina open space?
Sí. Precisamente la zonificación permite evitar que una planta abierta se convierta simplemente en una sucesión de escritorios. Mobiliario, cabinas, mamparas, paneles y cambios de materiales pueden crear distintos grados de privacidad sin cerrar toda la oficina.
Diseña la oficina según lo que ocurre dentro de ella
Una buena zonificación no empieza preguntando cuántas mesas caben, sino qué necesita hacer la gente y qué actividades pueden molestarse entre sí.
A partir de ahí podemos decidir qué zonas necesitan privacidad, cuáles pueden compartir espacio y cuáles deben permanecer suficientemente separadas.
Si estás planteando toda la oficina desde cero, nuestra guía sobre diseño de oficinas te ayudará a integrar estas zonas con circulación, instalaciones, ergonomía, iluminación y mobiliario.
Y si el siguiente paso es decidir cuánto espacio debería permanecer abierto y cuánto conviene cerrar, puedes continuar con nuestra guía sobre open space o despachos.
