¿Es mejor trabajar en una oficina open space o dividir el espacio en despachos? La pregunta parece sencilla, pero plantearla como una elección entre dos extremos suele llevar a soluciones poco adaptadas al trabajo real.
Una oficina completamente abierta puede aprovechar bien la superficie y facilitar determinados intercambios, pero también puede generar ruido, interrupciones y falta de privacidad. En el extremo contrario, llenar la oficina de despachos puede proporcionar tranquilidad y confidencialidad a costa de consumir más espacio, reducir la flexibilidad y separar demasiado al equipo.
Por eso, la decisión no debería depender únicamente de la estética ni de qué modelo esté de moda.
Hay que valorar qué tareas realiza el equipo, cuánto necesita comunicarse, qué actividades requieren concentración o confidencialidad y hasta qué punto deberá cambiar la distribución en el futuro.
A continuación comparamos ambos modelos, analizamos situaciones concretas y vemos también cuándo puede resultar más lógico combinarlos.
Qué ofrece una oficina open space
Una oficina open space concentra varios puestos dentro de un espacio abierto, reduciendo las divisiones físicas entre trabajadores o equipos.
Puede ser una solución eficiente, pero sus ventajas dependen mucho de cómo se utilice.
Ventajas del open space
Facilita la comunicación directa.
Cuando varias personas necesitan intercambiar información con frecuencia, la ausencia de barreras físicas permite conversaciones rápidas sin desplazarse a otra estancia.
Aprovecha mejor la superficie.
Los tabiques, puertas y pasillos asociados a los despachos consumen metros. Una planta abierta permite destinar una mayor proporción del espacio a puestos y zonas compartidas.
Puede repartir mejor la luz natural.
Si las ventanas están situadas en el perímetro, eliminar determinadas divisiones permite que la luz llegue más fácilmente hacia el interior.
Es más sencillo reorganizar los puestos.
Mesas, grupos de trabajo y determinadas zonas pueden modificarse sin tener que reconstruir habitaciones.
Puede reducir la necesidad de obra.
Una planta con pocas divisiones físicas suele requerir menos elementos constructivos que una oficina formada por numerosos despachos.
Limitaciones del open space
El ruido se propaga con mayor facilidad.
Una conversación, una llamada o una reunión informal pueden escucharse desde numerosos puestos.
Aumentan las interrupciones visuales.
El movimiento de personas alrededor puede distraer incluso cuando el nivel de ruido no es especialmente alto.
Existe menos privacidad.
Llamadas confidenciales, conversaciones personales o determinadas reuniones necesitan espacios alternativos.
Concentrarse puede resultar más difícil.
El problema aumenta cuando en una misma zona coinciden personas realizando llamadas con otras que necesitan periodos largos de atención.
Un open space, por tanto, no debería entenderse simplemente como una habitación grande llena de escritorios.
Necesita espacios complementarios y una distribución capaz de separar actividades incompatibles.
Qué aportan los despachos cerrados
El modelo de despachos utiliza habitaciones o espacios físicamente separados para personas, pequeños equipos o determinadas funciones.
La principal diferencia respecto al open space es el grado de control sobre lo que ocurre alrededor.
Ventajas de los despachos
Mayor privacidad.
Resultan adecuados para conversaciones confidenciales, reuniones o tareas en las que no queremos que otras personas escuchen lo que ocurre.
Mayor capacidad de concentración.
Una puerta permite reducir buena parte de las interrupciones procedentes de otras zonas.
Facilitan la confidencialidad.
Esto puede ser especialmente relevante en determinadas actividades profesionales.
Permiten cierto control individual del entorno.
Dependiendo de las instalaciones, un despacho puede ofrecer mayor capacidad para adaptar iluminación o temperatura a las necesidades de sus ocupantes.
Limitaciones de los despachos
Consumen más superficie.
No solo hay que contar la estancia. Tabiques, puertas y recorridos también ocupan espacio.
Pueden perjudicar el reparto de la luz natural.
Cuando los despachos ocupan el perímetro de la oficina, las zonas interiores pueden recibir mucha menos luz exterior.
Requieren más obra.
Crear habitaciones implica divisiones, puertas y posibles modificaciones de instalaciones.
Son menos fáciles de transformar.
Mover cuatro mesas es relativamente sencillo. Modificar una sucesión de tabiques es otra cuestión.
Reducen determinados contactos espontáneos.
Cuando cada persona o pequeño equipo trabaja detrás de una puerta, parte de la comunicación cotidiana puede requerir más intención.
Open space vs. despachos: comparación rápida
No todos estos criterios tendrán la misma importancia para cada empresa.
Esta tabla sirve como orientación inicial:
| Criterio | Open space | Despachos |
|---|---|---|
| Comunicación espontánea | Alta | Baja |
| Concentración | Puede requerir medidas adicionales | Alta |
| Privacidad y confidencialidad | Baja | Alta |
| Control del ruido | Más complejo | Mayor |
| Flexibilidad para cambiar | Alta | Baja |
| Superficie necesaria por persona | Generalmente menor | Generalmente mayor |
| Reparto de luz natural | Puede ser más sencillo | Puede perderse en zonas interiores |
| Necesidad de obra | Generalmente menor | Generalmente mayor |
| Climatización | Más centralizada | Debe resolverse también en espacios cerrados |
Son tendencias generales, no reglas universales. Un open space bien diseñado puede ofrecer zonas muy tranquilas y un despacho mal planteado puede tener problemas acústicos, de iluminación o ventilación.
Lo importante es utilizar la comparación para detectar qué aspectos tienen mayor peso en cada proyecto.
Lo que suele olvidarse al elegir entre open space y despachos
Ruido y privacidad son los primeros factores que solemos considerar, pero no son los únicos.
Hay decisiones menos evidentes que pueden condicionar el funcionamiento diario de la oficina durante años.
Luz natural
Imagina una planta rectangular con ventanas únicamente en las fachadas exteriores.
Si construimos una línea de despachos cerrados junto a esas ventanas, las habitaciones disfrutarán de luz natural, pero la zona central puede quedar mucho más dependiente de iluminación artificial.
Las mamparas de cristal pueden ayudar a mantener continuidad visual y permitir el paso de parte de esa luz.
Eso no significa que sean siempre la solución. También hay que valorar privacidad, reflejos y comportamiento acústico.
La distribución de las habitaciones debería estudiarse junto con las ventanas, no después.
Superficie disponible
Un despacho ocupa más que el espacio interior que vemos.
Necesita paredes, acceso y circulación.
Cuando se multiplican estas divisiones, una parte considerable de la planta deja de poder utilizarse libremente.
Esto cobra especial importancia en oficinas pequeñas.
Antes de crear habitaciones individuales conviene preguntarse si todas necesitan ser permanentes o si algunas funciones podrían compartir un mismo espacio.
Si los metros son especialmente limitados, nuestra guía sobre cómo distribuir una oficina pequeña aborda específicamente cómo aprovecharlos.
Coste y reversibilidad
No todas las decisiones cuestan lo mismo de cambiar.
Reorganizar mesas o mover determinados separadores puede realizarse con relativa facilidad.
Modificar tabiques, puertas, instalaciones eléctricas o climatización requiere una intervención mayor.
Por eso conviene pensar no solo en cuánto cuesta crear la distribución, sino también en cuánto costará modificarla si las necesidades cambian.
Una empresa que prevé crecer o reorganizar equipos puede valorar la reversibilidad de manera diferente a un despacho profesional con una estructura muy estable.
Climatización y ventilación
Dividir una planta modifica la forma en la que se comportan las instalaciones.
Una zona que funcionaba correctamente como espacio abierto puede necesitar ajustes cuando se convierte en varias habitaciones.
Los espacios cerrados deben disponer de unas condiciones adecuadas de ventilación y climatización, por lo que no conviene dibujar nuevos despachos sin comprobar cómo afectará la división a las instalaciones existentes.
Este aspecto resulta especialmente importante en salas pequeñas o espacios interiores sin ventanas practicables.
Cuándo tiene sentido priorizar un espacio abierto
Un open space puede resultar especialmente interesante cuando:
- El equipo necesita comunicarse constantemente durante su trabajo.
- Los grupos cambian de composición con cierta frecuencia.
- Se quiere conservar flexibilidad para reorganizar puestos.
- Existe trabajo híbrido y se utilizan puestos compartidos.
- Los metros disponibles son limitados y se quiere evitar dedicar demasiada superficie a divisiones y recorridos.
Pero incluso en estas situaciones conviene reservar algún lugar para aquellas actividades que no funcionan bien a la vista y al oído de todos.
Un open space sin ninguna alternativa para una llamada confidencial o una tarea de concentración puede trasladar el problema de distribución a las personas.
Cuándo conviene disponer de zonas cerradas
Los espacios cerrados ganan importancia cuando:
- Se mantienen conversaciones confidenciales con frecuencia.
- Existen reuniones que necesitan privacidad.
- Parte del equipo realiza muchas llamadas.
- Determinadas tareas requieren largos periodos de concentración.
- Se atiende a clientes o pacientes y es necesario preservar su privacidad.
Esto no significa que cada trabajador necesite automáticamente su propio despacho.
En muchas oficinas, unas pocas habitaciones bien situadas pueden resolver estas necesidades sin compartimentar toda la planta.
La solución híbrida: combinar grados de privacidad
Entre una oficina completamente abierta y otra formada exclusivamente por despachos existe un amplio espacio intermedio.
Una distribución híbrida puede entenderse mejor como una escala de privacidad.
El espacio abierto puede utilizarse para el trabajo cotidiano de aquellos equipos que necesitan interactuar.
Las zonas semiabiertas pueden absorber conversaciones rápidas, trabajo colaborativo o encuentros informales.
Los espacios cerrados pueden reservarse para reuniones, llamadas, concentración o actividades confidenciales.
La ventaja es que no obligamos a todas las tareas a funcionar bajo las mismas condiciones.
La pregunta deja de ser “¿open space o despachos?” y pasa a ser:
¿Qué grado de privacidad necesita cada actividad?
Si ya tienes claro el modelo y quieres organizarlo, te explicamos cómo dividir una oficina en zonas según las tareas del equipo.
Qué suele funcionar según el tipo de empresa
No existe una distribución asociada obligatoriamente a cada sector, pero la actividad permite detectar qué necesidades tendrán mayor peso.
Asesoría, despacho de abogados o consulta
La confidencialidad suele tener una importancia especial.
Reuniones con clientes, documentación sensible o conversaciones privadas pueden justificar una mayor presencia de espacios cerrados.
Eso no obliga a crear un despacho individual para cada persona.
Puede combinarse una zona de trabajo compartida para determinadas tareas con salas o despachos destinados a aquellas actividades que requieren privacidad.
Lo que no debería faltar es un lugar donde mantener una conversación confidencial sin depender de que el resto de la oficina esté vacío.
Agencia creativa o equipo de producto
Estos equipos pueden alternar periodos de colaboración intensa con otros de concentración individual.
Una planta relativamente abierta puede facilitar determinados intercambios, pero debería acompañarse de lugares donde una persona pueda apartarse para trabajar sin interrupciones o mantener una llamada.
Aquí el modelo híbrido puede resultar especialmente flexible.
Equipo comercial o de atención telefónica
El problema cambia cuando gran parte del equipo habla simultáneamente.
Una planta abierta puede aprovechar bien la superficie, pero el control acústico se vuelve mucho más importante.
Separar grupos, estudiar materiales absorbentes y alejar otras actividades que necesitan silencio puede ser más importante que construir numerosos despachos individuales.
Las personas que realizan llamadas confidenciales necesitarán, además, soluciones específicas.
Equipo híbrido con puestos compartidos
Cuando no todos los trabajadores acuden simultáneamente, dedicar un despacho permanente a cada persona puede consumir superficie que permanece vacía parte del tiempo.
Los puestos compartidos pueden permitir utilizar el espacio de otra manera.
Pero el trabajo híbrido suele aumentar también las videollamadas.
Por eso, reducir el número de puestos sin crear lugares adecuados para esas comunicaciones puede generar un nuevo problema.
Hay que estudiar conjuntamente ocupación, puestos disponibles, salas y puntos para llamadas.
Cómo reducir el ruido en un open space
El ruido no se soluciona únicamente instalando paneles acústicos.
El primer paso consiste en identificar qué actividades lo generan y dónde están situadas.
Una impresora muy utilizada, una zona colaborativa o un equipo que realiza llamadas continuamente no deberían colocarse junto a los puestos que necesitan mayor concentración.
También puede ayudar:
- Crear puntos específicos para llamadas.
- Alejar las reuniones informales de los puestos tranquilos.
- Utilizar materiales y textiles que ayuden a controlar la reverberación.
- Incorporar soluciones acústicas cuando el espacio lo necesite.
- Evitar recorridos frecuentes atravesando zonas de concentración.
La propia distribución es, por tanto, parte del tratamiento del ruido.
Además, no conviene asumir que eliminar barreras físicas producirá automáticamente más colaboración.
Un estudio de Ethan Bernstein y Stephen Turban publicado en 2018 analizó dos sedes corporativas durante la transición hacia espacios más abiertos. En esos casos, los investigadores observaron una reducción aproximada del 70 % en la interacción cara a cara y un aumento de la comunicación electrónica.
El resultado no significa que cualquier open space produzca el mismo efecto. Sí cuestiona la idea de que retirar paredes sea suficiente, por sí solo, para conseguir que las personas colaboren más.
Cómo pasar de un modelo a otro
Una distribución que funcionaba hace cinco años puede dejar de responder a la forma actual de trabajar.
Eso no significa necesariamente que haya que reformar toda la oficina.
Si tu open space no funciona
Antes de empezar a construir despachos, identifica el problema.
Si la principal dificultad son las llamadas, quizá necesites uno o varios puntos específicos para realizarlas.
Si faltan lugares para concentrarse, puede tener sentido crear una sala tranquila o reorganizar determinadas zonas.
Si el problema es acústico, habrá que estudiar tanto la distribución como los materiales.
Una secuencia razonable sería:
- Identificar las actividades que generan conflicto.
- Reorganizar las zonas cuando sea posible.
- Crear espacios específicos para llamadas o concentración.
- Revisar el comportamiento acústico.
- Incorporar espacios cerrados allí donde realmente sean necesarios.
No siempre hay que abandonar el open space. A veces hay que dejar de pedirle que resuelva todas las actividades.
Si tienes despachos y quieres abrir el espacio
Tampoco es necesario derribar todas las divisiones.
Primero analiza qué habitaciones se utilizan y para qué.
Algunos despachos pueden seguir siendo necesarios para confidencialidad, dirección, concentración o reuniones.
Otros pueden convertirse en salas compartidas.
Y determinadas divisiones podrían eliminarse para crear una zona de trabajo común sin renunciar a todos los espacios cerrados.
El objetivo debería ser conservar la privacidad donde aporta valor y liberar superficie donde las divisiones ya no responden al funcionamiento actual.
Cinco preguntas antes de decidir
Antes de escoger entre open space, despachos o una solución híbrida, responde estas cinco preguntas:
- ¿Cuántas conversaciones simultáneas se producen durante una jornada normal?
- ¿Cuántas tareas necesitan periodos largos de concentración?
- ¿Con qué frecuencia se mantienen reuniones o llamadas confidenciales?
- ¿El número de personas y la composición de los equipos cambian con frecuencia?
- ¿Qué zonas generan actualmente más interrupciones o problemas?
Las respuestas permiten pasar de una decisión estética a una decisión funcional.
Errores habituales al elegir la distribución
Elegir por estética o por moda.
Una fotografía espectacular no explica cómo trabaja la empresa que aparece en ella.
Hacer un open space sin ningún espacio cerrado.
Tarde o temprano aparecerán llamadas, reuniones o conversaciones que necesiten privacidad.
Construir un despacho para cada persona sin analizar si lo necesita.
Puede consumir mucha superficie y reducir innecesariamente la flexibilidad.
Dejar los despachos interiores sin luz natural.
La posición de las divisiones debería estudiarse junto con las ventanas desde el principio.
No prever dónde se realizarán las llamadas.
Es uno de los problemas que aparecen rápidamente cuando varias personas comparten una misma zona.
No pensar en el crecimiento del equipo.
Una distribución excesivamente rígida puede resultar costosa de adaptar posteriormente.
Preguntas frecuentes sobre open space y despachos
¿Es mejor una oficina open space o con despachos?
Depende del trabajo realizado. Un open space puede ofrecer mayor flexibilidad y facilitar determinados intercambios, mientras que los despachos proporcionan más privacidad y separación. Muchas oficinas funcionan mejor combinando ambos modelos.
¿Qué es una oficina híbrida?
En términos de distribución física, es una oficina que combina espacios con distintos grados de apertura y privacidad. Puede incluir puestos abiertos junto con zonas semiabiertas y espacios cerrados para aquellas actividades que los necesitan.
¿Cómo reducir el ruido en un open space?
Empieza separando las actividades ruidosas de los puestos de concentración. Después pueden incorporarse zonas para llamadas, materiales absorbentes y soluciones acústicas según las características del espacio.
¿Cuántos despachos necesita una oficina?
No existe un número universal. Dependerá de cuántas actividades necesiten privacidad, confidencialidad o aislamiento y de si esas habitaciones pueden compartirse entre diferentes personas a lo largo del día.
¿Se puede convertir un open space en despachos sin hacer una gran obra?
Depende del grado de aislamiento que necesites. Algunas funciones pueden separarse mediante soluciones ligeras o modulares, mientras que otras pueden requerir espacios cerrados con prestaciones acústicas, ventilación e instalaciones específicas.
La distribución debe responder al trabajo
No existe un ganador universal entre open space y despachos.
Una oficina abierta puede ser adecuada para determinadas actividades y problemática para otras. Lo mismo ocurre con una oficina compartimentada.
La decisión debería partir de cómo trabaja el equipo, qué necesita privacidad, dónde se produce el ruido, cuánto puede cambiar la organización y qué superficie está disponible.
Si estás planteando el proyecto completo, empieza por nuestra guía sobre diseño de oficinas, donde abordamos el proceso desde la planificación inicial hasta mobiliario, iluminación, instalaciones y crecimiento.
Y cuando hayas decidido qué grado de apertura necesita cada actividad, el siguiente paso es dividir la oficina en zonas según las tareas del equipo para convertir esa decisión en una distribución concreta.
